Tein yhdessä kahden päätoimittajan kanssa esimerkin nykyisestä Enston Intranet-etusivusta siten, että jokainen esimerkki oli muutettu sosiaalisesti tuotetuksi. Tavalla tai toisella sosiaalisuus nousi määräävään asemaan jokaisessa elementissä.
Työpajaan osallistui siis kolme Intranetin etusivun sisällöstä vastaavaa henkilöä eri yrityksistä. Toinen päätoimittajavieraista oli ollut Enstolla töissä ja tunsi siten Enston Intranetin. Toiselle päätoimittajalle se oli vieras. Päätin kuitenkin käyttää Enstoa esimerkkinä ja selittää etusivulla olevien elementtien taustat.
Ideoimme ensin tyhjältä pöydältä (tai siis jokainen oman taustamme pohjalta) maailman sosiaalisinta Intranet-etusivua. Emme kiinnittäneet huomiota teknisiin toteutuksiin tai rajoituksiin saati siihen, onko sosiaalisuus itseisarvo. Keskustelimme lyhyesti, että sisäisessä Intranetissä sosiaalisuus voi jopa ollakin itseisarvo, kun yhteiseen järjestelmään pyritään sitouttamaan mahdollisimman laajalti yrityksessä.
Jokainen ihminen on uutisankkuri
Valtaosa osioista pysyi samankaltaisina, mutta niiden tuotantotapa tai päivitysprosessi muuttuivat. Esimerkiksi uutiset voivat pysyä uutisina, vaikka niitä ei tuotettaisi konserniviestinnän toimesta. Tämä olisi todellista hajautettua sisällöntuotantoa. Mutta osaako henkilöstö sanoa ja ennen kaikkea uskaltaako, mikä on julkaistavaa tietoa ja mitä pitäisi kenties vielä pantata. Jos vaikka uskaltaisikin ensivaikeuksien jälkeen, kestäisi varmasti aikansa ennen kuin uutisvirta olisi aidosti kenen tahansa päivitettävissä.
Käänsimme myös nimitysuutiset toisin päin: Sen sijaan että konserniviestintä (tai henkilöstöhallinto) julkaisee hallinnollisesti uusia enstolaisia, voisi nimitysosio olla enemmän kahvipöytämäinen: ”Tällainen heppu meille on tulossa. Tapasin hänet seminaarissa, ja vaikutti oikein osaavalta. Käykää katsomassa hänen esityksensä.”
Monessa yrityksessä (myös yhdessä osallistujien edustamista) uutisia saa kommentoida vapaasti. Pelko asiattomuuksista on yleensä turha, kun kommentoidaan omalla nimellä. Etusivulla toiminto voi näkyä esimerkiksi eniten kommentteja keränneiden uutisten listana. Meitä kiinnosti enemmän listata kavereiden (siis omaan verkostoon kuuluvien) kommentit. Ajattelimme, että on helpompi jatkaa kommentointia, kun tuntee henkilön myös aiheen ulkopuolelta.
Personointi vs. personalisointi
Kahdessa kolmesta yrityksestä etusivua saa personoitua, molemmissa lähinnä pikalinkkien muokkaamiseksi. Toisessa yrityksessä oli myös ideapankki, joka näkyi vain osalle lukijoista. Etusivulla on päätetty etukäteen, mitkä osiot voi personoida. Toiseen ääripäähän ideoimme sivua, joka koostuu työtoveriesi ehdotuksista ja muokkaantuu jokaiselle erikseen.
Enston osalta tutkimme pikalinkkejä. Ne ovat linkkejä järjestelmiin, ja kukin valitseen ne itselleen ensin kerran personoimalla listan. Tarkoitus on, ettei etusivulle tarvitse jättää järjestelmiä, joita ei tarvitse jokapäiväisessä työssään. Muutimme näkökulmaa niin, että jokainen voi suositella omalle verkostolleen nostettavaksi minkä tahansa linkin etusivulle. Käytimme esimerkkinä toimivaksi havaittua MindMap-työkalua, eli linkkiä ulkoiselle verkkosivulle.
Ne perinteiset henkilöstöosiot
Jokainen tunnisti henkilöstöosion alueet myös omalta etusivultaan, mutta jotenkin ne tuntuivat etäisiltä. Ideoimme sitä, kuinka nämä etusivun oikeassa laidassa näkyvät osiot voitaisiin saada lähemmäksi ihmistä ja nimenomaan sosiaalisuuden avulla.
· Ruokalista: Kanttiinin kokki saa edellisellä viikolla ehdotuksen seuraavan viikon ruokalistasta. Toimintatapa haastaa kokenutta kokkia kokeilemaan uutta ja ehdottajia tutustumaan erilaisiin ruokiin.
· Työturvallisuus: Eri puolilla havaitut turvallisuuspuutteet ja näiden kommentointi.
· Työterveys: Perheiden ja lähipiirin perusteella tuotettu tauti-indikaattori. ”Kuinka lähellä vatsatautia olet?”
· Neuvotteluhuonekartta: Arvostelut ja ”street view” Google mapsin tapaan. Kriteereissä mukana myös lämpötila ja haju.
· Avoimet työpaikat: Oman työpaikan asettaminen avoimeksi. ”Halutaan vaihtaa työpaikkaa.”
· Henkilöhaku: Tilanteeseen ja itselleen sopivien työtoverien haku suositusten perusteella: ”Hankala pomo, vaihdetaan parempaan.”
Kuva. Intranetin etusivun muokkaaminen sosiaaliseksi työpajassa 29.10.2011
Yhteenveto työpajasta
Työpaja toteutettiin vapaa-ajalla viinilasillinen kannustimena ja kannustajana. Edellisistä ideariihistä viisastuneena tiesin, että ruotsalaisen tutkimuksen mukaan parhaat ideat syntyvät 0.49 promillen humalassa. Siemailimme viiniä sen verran varovaisesti, jotta emme vahingossakaan olisi joutuneet yli nollaviiden.
Aikataulupaineista johtuen (tai ehkä olisimme päätyneet tähän muutenkin) pidimme työpajan päivällisen yhteydessä tutussa ravintolassa. Meillä ei siis ollut isoa seinää, fläppitaulua tai (toivomaamme) musiikkia ideoinnin tukena.
Maailman sosiaalisimman Intranetin ideoinnissa sovelsimme menetelminä laukaisukuvia (trigger photos) siten, että haimme ideoita sovituista ympärillä näkyvistä kuvista (esim. ravintolassa oleva taulu tai patsas). Seuraavana menetelmänä käytimme sanomalehden otsikoita (headline association), jonka pohjalta käytimme (puoliksi huomaamattamme) puheenaiheena-menetelmää (talk of the town). Rauhallisemmassa tilassa olisin jäsentänyt ideoita käyttäen Lootuksen kukkaa (Lotus blossom).
Työpajan päätteeksi yksi osallistujista jäi pohtimaan, uhkaako sosiaalinen media meidän muka viestinnän ammattilaisten työpaikkkoja. Itse en pelästyisi niinkään ajatusta, sillä ainakin oma työni on jo muuttunut enemmän viestinnän konsultoinnin tai linjauksen suuntaan.
Muuttaessamme sisältöä sosiaalisemmaksi tunsimme muuttavamme enemmänkin näkökulmaa kuin koko sisältöä. Ulkoisesti muutos alkuperäiseen, ”epäsosiaaliseen” etusivuun oli verrattain pieni.