1 Tutkimuksen aihe
Aion tutkia yhtäläisyyksiä eri yritysten Intranet-sivustojen navigaatiorakenteissa. Kokemukseni mukaan yritysten välillä on merkittäviä yhtäläisyyksiä, mutta kuinka pitkälle samankaltainen rakenne ulottuu? Siitä tutkimuksessani on kyse.
1.1 Aiheen rajaus
Tutkimukseni koskee vain Intranetin navigaatiorakennetta. Itse sisältö ei siis ole tutkimuksen kannalta merkityksellistä. Tämä havainto kannustaa toivottavasti osallistuvia yrityksiä luovuttamaan tiedot ulkopuoliselle tutkijalle.
Sillä ei ole merkitystä, onko tiedot koottu yhdelle sivustolle vai onko yrityksellä useampia Intranetejä (esimerkiksi maakohtaisesti). Toki tulen tutkimaan tätäkin näkökulmaa, mutta sivustokokoelmien määrällä ei ole merkitystä yritysten valinnassa. Mikäli yrityksellä on käytössään erikseen liiketoiminta-alueiden Intranettejä, niitä ei huomioida tutkimuksessa. Tutkimus keskittyy vain päätason rakenteeseen kahden mahdollisen kieliversion (englanti ja suomi) näkökulmasta.
Kuva 1. Tutkittavan aineiston esimerkki Enston Intranetissä
Kuvassa 1 on esimerkki tutkittavasta tasosta oman työnantajani Enston Intranetissä, niin konsernitasoisen kuin Suomi-tasoisen Intranet-sivustojen osalta. Huomioitavaa on sisällön pois rajaamisen lisäksi, että myös visuaaliset elementit ja vaikkapa navigointipainikkeiden sijainti lukeutuvat kyseisen tutkimuksen ulkopuolelle. Eli en tule tutkimaan esimerkiksi kuinka yleistä on esittää alanavigaatio harmaalla pohjalla sivun oikeassa reunassa.
Tutkin rakennetta toiselle tasolle eli päänavigaatiosta seuraavaan tasoon. Ensimmäisen navigaatiotason (kuvassa 1 sinisellä pohjalla) alapuolella olevan rakenteen (kuvassa 1 harmaalla pohjalla) voi olettaa olevan vielä yleisellä tasolla, eikä siten sisältävän pienimmässäkään määrin luottamuksellista asiaa.
Enston esimerkistä selviää myös toinen Microsoft SharePoint –järjestelmän myötä yleistynyt Intranetin osio: ns. työtilat (team sites tai work places). Ne sisältävät tiimien tai projektiryhmien sisäistä asiaa, eivätkä sivustot useimmiten näy muille edes navigaatiorakenteessa. Enston tapauksessa ja mm. SharePoint-järjestelmän oletusarvona lista kaikista työtiloista näkyy vain pääkäyttäjille. Luonnollisesti koska projektit ja organisaatiorakenteet ovat erilaisia, myös työtilaosion rakenne vaihtelee yritysten välillä. Lisäksi jo projektinimi voidaan kokea yrityksen sisäiseksi asiaksi. Näistä kolmesta syystä johtuen rajaan mahdollisten työtilojen navigaatiorakenteen tutkimuksen ulkopuolelle.
1.2 Aihevalinnan taustaa
Kiinnostuin kyseisestä aiheesta oman Intranet-projektini kautta. Mietin ensin tutkivani käytettävyyttä yleisesti, sen jälkeen käytettävyyttä paikallisen tiedon etsimisessä ja vielä käytettävyyttä paikallisesta näkökulmasta sivustolla, joka yhdistäisi yritystasoisen ja paikallisen tiedon ja olisi sekakielinen.
Käytettävyyttä on tutkittu riittävästi ja ajattelin löytäväni siitä sopivan kokoisen viitekehyksen tutkimukselleni. Kahlatessani syvemmälle huomasin kuitenkin nopeasti, että käytettävyys on liian laaja aihe ja ei välttämättä tuntuisi riittävän hyödylliseltä ilman tarkempaa rajausta.
Käytettävyysteorioista minulle tutuimpia ovat Jacob Nielsenin käytettävyysteoriat, jotka ovat lunastaneet paikkansa. Niiden mukaan viisi tärkeintä sivuston käytettävyyteen vaikuttavaa tekijää ovat käyttötilanteen opittavuus, muistettavuus, virheettömyys, tehokkuus ja miellyttävyys. Koska näihin vaikutetaan paljolti muilla asioilla kuin navigaatiorakenteella, ei käytettävyyden tutkiminen itsessään tuntunut mielekkäältä aiheelta.
Samoin aloin pohtia hieman laajempaa hyötyä tutkimukselle kuin mitä vain yhden Intranetin tutkiminen olisi tuonut. Meillä itsellämme on tapana kommentoida usein työkokouksissamme, että ”näin ne muutkin yritykset tekevät” tai ”enää kukaan ei tee näin” lähinnä ns. musta tuntuu -tiedon perusteella. Siksi onkin kiinnostavaa tutkia, onko yritysten välillä eroja vai ovatko Intranetin rakenteet kopioita toisistaan.
2 Tutkimuksen tavoitteet
Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, onko olemassa yhtä navigaatiorakennetta, jota useimmat yritysten Intranetit seuraavat. Vai onko malleja kenties kaksi tai kolme? Vai onko jokainen Intranet omanlaisensa myös rakenteen osalta ja seuraa vaikkapa organisaatiorakennetta?
3 Tutkimusmenetelmät
Lähestyn kohdeyrityksiä kyselyllä, jossa pyydetään kertomaan yrityksen Intranetin navigaatiorakenne. Kun etsin yhteneväisyyksiä, hyödynnän pääosin määrällisiä tutkimusmenetelmiä.
Ennen kuin saan aineiston sille tasolle, että pystyn analysoimaan termien toistuvuutta, minun pitää analysoida aineistoa myös laadullisesti. Ennen määrällistä analyysiä aineisto pitää yhdenmukaistaa: Lasketaanko esimerkiksi ”Uutiset” ja ”Uutishuone” samaksi termiksi? Koska tutkimuksessani keskityn nimenomaan samankaltaisuuksiin, niin kyseiset kaksi termiä laskettaisiin samaksi.
Määrällisen analyysin jälkeen tai sen yhteydessä saatan tarvita täydentävää aineistoa. Siltä varalta että en ymmärrä aineistoa tai haluan tietää jotain muuta aineiston tutkimuksen kannalta merkittävää pyydän kohdeyrityksiä varautumaan myös lyhyeen puhelinhaastatteluun. Pidän mahdollisia haastatteluja ns. varmistavina menetelminä, joita hyödynnän tarvittaessa.
3.1 Kohdeyritykset ja otanta
Yritykset ovat kansainvälisiä yrityksiä, joilla on laajamittaista toimintaa myös Suomessa. Kriteerinä on, että yrityksellä on sekä englannin- että suomenkielistä aineistoa Intranetissä.
Otannan laajuus on tutkimussuunnitelmaa tehdessäni vielä epäselvä. Mikäli rajaan perusjoukoksi Suomessa toimivat kansainväliset teollisuusyritykset, en osaa arvioida edes perusjoukon laajuutta.
Toisaalta minulla on jo jonkinlainen käsitys ja henkilökohtaisia yhteyksiä yrityksiin, joiden tiedän soveltuvan tutkimukseen. Jo nopea ideointi toi parinkymmenen yrityksen listan.
Mietin myös vielä sitä, rajaanko kyselystä pois kilpailevat yritykset? Mikäli emme liiku sisältötasolla ja julkaise edes vastanneiden yritysten nimiä, onko sillä merkitystä? Toisaalta onko samalla markkinoilla toimimisesta etua tutkimukselle tai onko sekään merkittävää? Lähtökohtaisesti navigaatiorakenteen yhtäläisyyksiä voi soveltaa myös yli toimialojen.
Kuten havaitsemme, otannan ja kohdeyritysten valinta on tällä hetkellä pulmallisin kysymys. Yksi varteenotettava ehdokas perusjoukoksi olisi Teknologiateollisuuden jäsenyritykset. Tämä olisi riittävän lähellä Enston toimintaa (Ensto itsekin on jäsen), mutta toisaalta yritykset eivät olisi ainakaan pääosin kilpailevalta toimialalta.
4 Tutkimuksen aikataulu
Olen jakanut tutkimuksen vaiheisiin, jotka olen listannut alle. Vaiheet menevät osin päällekkäin, eikä tarkkaa vaihetta pysty siten aina määrittämään. On kuitenkin hyödyllistä jaotella tutkimus pienempiin osiin ja seurata työn edistymistä.
1. Aiheen ideointi
2. Aiheen alustava hyväksyntä
3. Taustakirjallisuuden ja aineiston kartoitus
4. Aiheen hyväksyntä ja tutkimussuunnitelma
5. Aiempien tutkimusten kokoaminen ja viitekehyksen luominen
6. Aineiston kerääminen
7. Aineiston analysointi
8. Raportin koostaminen
9. Tulokset ja johtopäätökset
10. Raportin viimeistely
11. Kirjallisen raportin luovuttaminen
12. Työn esittely ja kypsyysnäyte
Tutkimukseni kannalta tärkeimmät päivämäärät ovat 2.1. ja 29.4. Huhtikuun lopussa on opinnäytetyön palautus, ja vappuaatto on perheessämme pyhitetty siman juomiseen lasten kanssa. Tammikuun alussa työni pitää olla siinä vaiheessa, että ansaitsen viikon loman. Siksi jo ennen joulua aineiston pitäisi olla kerättynä, koottuna ja alustavasti analysoituna (ks. kuva 2).
Kuva 2. Opinnäytetyön aikataulu
En merkinnyt aikatauluun erikseen dokumentointia. Tällä pyrin ohjaamaan omaa toimintaani niin, että en keräisi ensin tietoja ja dokumentoisi sitten, vaan että dokumentoin jatkuvasti koko prosessin ajan. Dokumentointi voi tarkoittaa minulle oppimispäiväkirjaa tai työpäiväkirjaa. Jatkuvan dokumentoinnin avulla pyrin pitämään tekstin tuottamisen tiiviinä osana prosessia irrallisen vaiheen sijaan.
5 Aiemmat tutkimukset ja viitekehys
Tutkimuksessani ei välttämättä oteta kantaa siihen, onko mahdollinen yhtenäinen rakenne hyvä vai huono. Olennaista on tutkia erilaisia informaatioarkkitehtuureja ja kuinka tieto yleensä rakentuu Intranet-sivuston sisällä. Ne aiemmat tutkimukset ja kirjallisuus, jotka keskittyvät navigaatiorakenteen visuaaliseeen esittämiseen, eivät ole kannaltani merkityksellisiä.
Vaikka käytettävyys ei ole keskeinen tekijä tutkimuksessani, navigaatiorakenne on keskeinen tekijä käytettävyydessä. Siksi tutustun myös käytettävyyttä tutkivaan kirjallisuuteen ja pyrin mahdollisuuksien mukaan rajaamaan lähteitä koskemaan lähemmin Intranetien käytettävyyttä ja nimenomaan sisällön jäsentämisen merkitystä. Samoin pyrin keskittymään tutkimusaineistoon yrityksissä esimerkiksi kunnallisen tai järjestöjen toimintaympäristön sijaan. Näin pyrin varmistamaan, että tutkimustieto on mahdollisimman lähellä omaa toimintaympäristöäni ja että pystyn hyödyntämään tietoa laajasti.
Käytettävyys (’usability’) ja informaatioarkkitehtuuri (’information architecture’) ovat usein saman tutkijan työpöydällä. Ehkä eniten viitattu käytettävyysasiantuntija Jacob Nielsen painottaa usein myös Informaatioarkkitehtuurin ymmärrystä. Samoin sisällönhallinnan (’content management’) kirjallisuus voi edesauttaa tutkimustani.
Etenkin englanninkielistä kirjallisuutta on tarjolla myös web-navigaation suunnittelusta (’Designing web navigation’). Vaikka ne pohjautuvat usein muihin kuin Intranet-sivustoihin, niiden kautta voi löytää merkittäviä tekijöitä navigaatiorakenteen tutkimiselle. Sen sijaan visuaalisuuteen liittyvät navigoinnin tutkimukset voin sivuuttaa, sillä olen rajannut visuaaliset elementit, tekstityypin, -koon ja muut visuaaliset tekijät tutkimukseni ulkopuolelle.
Tutkimukseen olennaisesti liittyvä vuoropuhelu edellisten tutkimusten kanssa tapahtuu em. viitekehyksessä. Pyrin soveltamaan omat väitteeni tähän viitekehykseen menemättä turhan syvälle esimerkiksi psykologian tai käyttäytymistieteiden tutkimuksiin. Näitä tieteenaloja on jo sovellettu tutkimukseni kannalta olennaisemmalla tavalla esimerkiksi käytettävyysteorioissa.
6 Hyödynnettävyys
Löytämäni viittaukset navigaatiorakenteiden yhteneväisyyksiin ovat tähän asti olleet konsulttiyhtiön tai muun kaupallisen tahon esittämiä. On selvää, että asiantuntija-palvelujaan markkinoiva taho esittää mielellään tietävänsä, kuinka esimerkiksi juuri Intranetin navigaatiorakenne ”yleensä” tehdään. Varhasti he toisinaan tietävätkin, mutta he viittaavat omaan kokemukseensa, joka harvemmin on todellisuudessa niin laaja kuin tutkimuksessani.
Tilanne lienee vastaavanlainen monessa muussakin yrityksessä. Tutkimuksessa ei viitata tekniseen järjestelmään, ja vaikka aineisto on koottu kansainvälisistä yrityksistä, tuloksia voi soveltaa myös pienemmällä alueella toimiviin yrityksiin tai mahdollisesti esimerkiksi järjestöihin.
Yksi suuri motivaatiotekijä juuri tämän aiheen tutkimiselle on helppo sovellettavuus eri alojen yrityksissä. Uskon tutkimuksen hyödyntävän yrityksiä siinä määrin, että kohdeyrityksiä saadaan mukaan tutkimukseen.
